Sedan den 25 maj 2018 gäller en förordning i Sverige och inom hela EU: Allmänna dataskyddsförordningen eller GDPR (General Data Protection Regulation). Syftet är att skydda den personliga integriteten och reglera behandlingen av personuppgifter. Den kräver bl.a. att föreningar informerar sina medlemmar hur de behandlar och skyddar medlemmarnas personuppgifter. Här får du information om hur Botaniska Sällskapet i Stockholm (BSIS) behandlar uppgifter om medlemmarna.

I BSIS medlemsregister finns följande information om medlemmarna:

• namn
• gatuadress
• postnummer och postort
• land
• om medlemsavgiften är betald
• telefonnummer (om man valt att uppge det)
• e-postadress (om man valt att uppge den)

Uppgifterna finns lagrade digitalt. De används för att kommunicera med medlemmarna, främst för att skicka ut nyhetsbrev, program och information om kurser och sammankomster, samt för att bokföra dina betalningar.

Alla medlemmar kan avgiftsfritt begära att få ut de uppgifter som finns lagrade om dem själva i vårt register. Genom att betala medlemsavgiften godkänner man att föreningen lagrar dessa uppgifter i medlemsregistret. Man kan inte vara medlem utan att vara med i registret med namn och (gatu- och post-)adress (övriga uppgifter är frivilliga). Utträde ur föreningen sker genom begäran, dödsfall, att man inte betalt medlemsavgiften eller att man flyttat till okänd adress. Uppgifter om betalningar och fakturor sparas i 7 år i enlighet med bokföringslagen.

Även Floraväktarna har separata sändlistor där namn och e-postadress är registrerat. Sändlistorna används för att sända ut information till floraväktarna t ex om möten, exkursioner, mm. Detta är viktigt för att floraväkteriet ska kunna bedrivas effektivt.

Botaniska Sällskapet i Stockholm använder listorna enbart för att kommunicera med sina medlemmar respektive floraväktare, inget annat.